Спортивный центр приглашает для занятий разными видами спорта и организует тренерское сопровождение, площадки, обеспечение спортивным инвентарем и др. Но эта деятельность является еще и бизнесом, поэтому все движения должны быть калькулированы и учтены, так как прибыль складывается из эффективного учета всех рабочих операций и контроля над качеством исполнения сотрудниками своих обязанностей. Решение такой задачи обеспечивает программа автоматизации, инсталляция которой сопровождается участием специалистов компании-разработчика, в нашем случае – «Универсальной Системы Учета».
Программа определяет иерархию учетно-счетных и отчетных процедур, наделяя сотрудников определенными обязанностями – вносить своевременно свои текущие показатели в подготовленные для них электронные отчетные формы. Эта работа не занимает сколько-нибудь значимого времени, зато в автоматизированной системе учета полный порядок и предоставление информации на любой запрашиваемый момент времени.
Спортивный центр владеет несколькими спортивными помещениями и площадками для проведения занятий, при этом занятия могут иметь как разный формат – корпоративный, групповой, индивидуальный, так и быть разными по видам спорта, что требует от площадки наличия определенного оборудования, покрытия и пр. Поэтому программа автоматизации составляет расписание занятий по площадкам для занятий, так как их рабочие параметры являются определяющими при проведении тренировок.
Расписание имеет вид окон, каждое окно – это конкретная площадка с графиком работы, где против каждого времени начала очередного занятия указывают группу и ее тренера, которые займут зал на данный период. Рядом с группой указана ее численность по списку, а после занятия добавится число реально занимавшихся. Второе число отображается в расписании после заполнения тренером своего электронного журнала посещаемости, что он обязан делать каждый раз по окончании занятия. Оно также может быть зафиксировано сканером штрихкодов, что является более точным и корректным методом контроля над посещаемостью, но только в том случае, если спортивный центр выдает именные клубные карты своим посетителям.
В расписании также указано против каждого занятия, состоялось оно или нет, так как благодаря такой информации тренеру засчитывается выполненный объем работ, а посетителям списывают посещение из абонементов – электронной формы учета оплаты и посещений, которую оформляют при реализации спортивного курса новому клиенту. Расписание можно определить как базу данных занятий, проводимых в спортивном центре, так как здесь собрана информация по всем «активам» спортивного центра и за любой период. Аналогичные программы можно найти на http://usu.by/software.php.
В том абонементе, где регистрируют выбор и спортивные предпочтения клиента, содержится полная информация о его владельце – ФИО клиента и тренера, указан вид занятий, время начала и период посещений, всего занятий на один цикл заложено 12. Каждый спортивный центр имеет свои условия по количеству и продолжительности спортивных занятий, которые учтены при настройке программы под конкретного заказчика и отражены в формате абонемента.
В абонементе также указана стоимость спортивного курса и размер предоплаты, внесенной клиентом. Если предоплата не полностью покрывает период занятий, программа берет такие абонементы (и их владельцев) под контроль, перекрашивая их в красный цвет ближе к концу оплаченного срока. Это напоминание администратору, скорее, чтобы он мог своевременно принять очередной взнос.
Строка в расписании с той группой, которую посещает владелец «красного» абонемента, будет тоже иметь красный оттенок, чтобы администратор мог видеть, когда может застать клиента в спортивном центре. Кроме администратора, напомнить об оплате может сама автоматизированная система учета, отправив ему автоматическое уведомление о необходимости оплаты.
Сообщение отправляется из клиентской базы по указанному в ней контакту, для его отправки используют любой вид электронной связи, имеющейся в программе (sms, e-mail, Viber, голосовой звонок), и текстовый шаблон, набор которых вложен в программу специально для коммуникаций с клиентами.